Les fonctionnalités Feuille d'émargement et Vérification de la présence vous permettent de suivre de manière fluide la présence des participants pendant vos événements. Cela offre des informations précieuses et simplifie le processus de gestion des participants.
Cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs de Wooclap.
Activer la feuille d'émargement
Pour activer la Feuille de présence, rendez-vous d'abord dans les ⚙️ Paramètres de votre événement (1) et activez la Feuille d'émargement (3) sous Authentification (2).
Cela créera un écran de vérification de la présence dans votre événement. Lorsque vous l'affichez, un code apparaît sur votre écran. Vous verrez également le nombre de participants ayant confirmé leur présence.
Vous pouvez ajouter des vérifications de présence supplémentaires en cliquant sur les trois points à côté de votre vérification de présence initiale (1). Cliquez ensuite sur Ajouter une nouvelle vérification (2). Vous pouvez déplacer cette vérification de présence à n'importe quel endroit souhaité dans votre événement.
Notez que vous devez avoir au moins une Vérification de la présence dans votre événement si vous avez activé la feuille de présence. Vous ne pourrez pas supprimer une vérification de présence s'il n'en reste qu'une seule.
Questions rapides
De plus, vous pouvez ajouter une Vérification de la présence à tout moment de votre présentation grâce aux Questions rapides. En savoir plus sur les Questions rapides ici : Comment utiliser les Questions rapides.
Pendant votre présentation, cliquez sur le bouton + dans votre barre d'outils inférieure et sélectionnez Vérification de la présence. Cela affichera immédiatement un code que les participants doivent saisir.
Participer à un événement avec des vérifications de présence
Dès qu'ils se connectent à l'événement, les participants sont immédiatement redirigés vers la feuille d'émargement. Il leur sera demandé de confirmer leur identité via la feuille d'émargement avant d'accéder au contenu de l'événement. Cette feuille enregistre des données essentielles telles que le nom des participants et les horodatages correspondant au moment où ils ont accédé à l'événement.
Lorsque vous affichez une Vérification de la présence, les participants doivent saisir le code affiché de leur côté. Ils doivent cliquer sur Envoyer après avoir saisi le code pour le valider. Une fois le code envoyé, les participants verront une confirmation de leur présence, ainsi que l'heure à laquelle ils l'ont confirmée.
Authentification et Feuille de présence
☝️ Les résultats resteront anonymes si vous n'activez pas l'Authentification en même temps que la Feuille de présence. Les noms fournis dans la feuille de présence ne seront pas utilisés pour identifier quel participant a donné quelle réponse.
Vous pouvez autoriser l'Authentification et la Feuille d'émargement en même temps. Dans ce cas, les participants seront d'abord invités à se connecter avant de voir la feuille de présence. Les participants peuvent modifier leur prénom et leur nom sur cet écran. En savoir plus sur l'authentification ici : Comment identifier les participant·es ?
Lorsque vous activez l'authentification, vous verrez l'adresse e-mail du participant dans le rapport en plus de son prénom, de son nom et de sa date de présence.
Consulter et exporter les données
Une fois la fonctionnalité Feuille d'émargement activée, un nouvel onglet (1) apparaît dans la section Rapport du tableau de bord de votre événement.
💡 Vous trouverez toujours la Feuille d'émargement dans le rapport de session en direct, que les participants aient répondu à une session en direct ou au rythme de chacun.
Dans cet onglet, vous verrez le nom des participants, ainsi que leur adresse e-mail s'ils sont authentifiés dans l'événement. De plus, vous verrez s'ils ont confirmé leur présence lors de la ou les vérification(s) de la présence.
Vous pouvez exporter les données de la feuille de présence au format PDF (2) ou Excel (3) pour un partage et un archivage faciles.
Cliquez sur l'icône de crayon à côté de la présence d'un participant pour activer ou désactiver sa présence pour chaque contrôle de présence. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications. Notez que si vous marquez un participant comme présent, la date du jour sera automatiquement enregistrée.
Exporter les données
Lorsque vous exportez votre feuille d'émargement au format PDF, vous pouvez y ajouter des données administratives telles que la date de l'événement, l'heure de début et de fin, le lieu de l'événement et le nom de l'intervenant. De plus, vous pouvez ajouter le logo de votre organisation et modifier le nom de l'événement ainsi que celui de votre organisation.
Après avoir cliqué sur Exporter en PDF, votre feuille de présence sera téléchargée. Cette feuille de présence contiendra les informations que vous avez ajoutées ainsi que la liste des participants et l'heure à laquelle ils ont confirmé leur présence.
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