De functies Aanwezigheidslijst en Aanwezigheidscontrole stellen u in staat om de aanwezigheid van deelnemers naadloos bij te houden tijdens uw evenementen. Dit biedt waardevolle inzichten en vereenvoudigt het proces van deelnemersbeheer.
Deze functie is beschikbaar voor alle Wooclap-gebruikers.
De Aanwezigheidslijst inschakelen
Om de Aanwezigheidslijst in te schakelen, gaat u eerst naar de ⚙️ Instellingen van uw evenement (1) en activeert u de Aanwezigheidslijst (3) onder Authenticatie (2).
Dit maakt een scherm voor Aanwezigheidscontrole aan in uw evenement. Wanneer u dit toont, verschijnt er een code op uw scherm. U ziet ook het aantal deelnemers dat zijn aanwezigheid heeft bevestigd.
U kunt extra aanwezigheidscontroles toevoegen door op de drie puntjes te klikken naast uw oorspronkelijke aanwezigheidscontrole (1). Klik vervolgens op Nieuwe controle toevoegen (2). U kunt deze aanwezigheidscontrole verplaatsen naar elke gewenste plek in uw evenement.
Houd er rekening mee dat u minimaal één Aanwezigheidscontrole in uw evenement nodig heeft als u de aanwezigheidslijst heeft ingeschakeld. U kunt een Aanwezigheidscontrole niet verwijderen als er maar één is.
Snelle vragen
Bovendien kunt u dankzij de Snelle vragen op elk gewenst moment tijdens uw presentatie een Aanwezigheidscontrole toevoegen. Lees hier meer over Snelle vragen: Hoe Snelle vragen te gebruiken.
Klik tijdens uw presentatie op de knop + in uw onderste werkbalk en selecteer Aanwezigheidscontrole. Dit toont onmiddellijk een code die de deelnemers moeten invoeren.
Deelnemen aan een evenement met aanwezigheidscontroles
Zodra ze verbinding maken met het evenement, worden deelnemers direct doorverwezen naar de aanwezigheidslijst. Deelnemers worden gevraagd hun identiteit te bevestigen via de Aanwezigheidslijst voordat ze toegang krijgen tot de inhoud van het evenement. Deze lijst legt cruciale gegevens vast, zoals de namen van de deelnemers en de tijdstempels van het moment waarop ze toegang kregen tot het evenement.
Wanneer u een Aanwezigheidscontrole toont, moeten deelnemers de weergegeven code aan hun kant invoeren. Ze moeten op Verzenden klikken nadat ze de code hebben ingevoerd om deze te bevestigen. Zodra ze de code hebben verzonden, zien de deelnemers een bevestiging van hun aanwezigheid, evenals het tijdstip waarop ze deze hebben bevestigd.
Authenticatie en Aanwezigheidslijst
☝️ De resultaten blijven anoniem als u niet tegelijk met de Aanwezigheidslijst ook Authenticatie inschakelt. Namen op de aanwezigheidslijst worden niet gebruikt om te identificeren welke deelnemer welk antwoord heeft gegeven.
U kunt Authenticatie en de Aanwezigheidslijst tegelijkertijd toestaan. In dat geval worden deelnemers eerst gevraagd in te loggen voordat ze de aanwezigheidslijst te zien krijgen. Deelnemers kunnen hun voor- en achternaam op dit scherm wijzigen. Lees hier meer over authenticatie: Kan ik de deelnemers identificeren?
Wanneer u Authenticatie inschakelt, ziet u in het rapport het e-mailadres van de deelnemer naast de voornaam, achternaam en aanwezigheidsdatum.
Gegevens bekijken en exporteren
Zodra de functie Aanwezigheidslijst is ingeschakeld, verschijnt er een nieuw tabblad (1) in het gedeelte Rapport van het dashboard van uw evenement.
💡 U vindt de Aanwezigheidslijst altijd terug in het rapport van de Live-sessie, ongeacht of deelnemers hebben geantwoord tijdens een live-sessie of een sessie op eigen tempo.
In dit tabblad ziet u de namen van de aanwezigheidsdeelnemers, evenals hun e-mailadressen als ze geauthenticeerd zijn in het evenement. Bovendien ziet u of ze hun aanwezigheid hebben bevestigd bij de Aanwezigheidscontrole(s).
U kunt de gegevens van de aanwezigheidslijst exporteren naar PDF (2) of Excel (3) voor eenvoudige deling en documentatie.
Klik op het potloodicoon naast het aanwezigheidsrecord van een deelnemer om de aanwezigheid voor elke aanwezigheidscontrole in- of uit te schakelen. Klik op Opslaan om uw wijzigingen toe te passen. Let op: wanneer u een deelnemer als aanwezig markeert, wordt automatisch de datum van vandaag vastgelegd.
Gegevens exporteren
Wanneer u uw aanwezigheidslijst als PDF exporteert, kunt u administratieve gegevens toevoegen, zoals de datum van het evenement, de begin- en eindtijd, de locatie van het evenement en de naam van de spreker. Bovendien kunt u het logo van uw organisatie toevoegen en zowel de naam van het evenement als de naam van uw organisatie bewerken.
Nadat u op Exporteren als PDF heeft geklikt, wordt uw aanwezigheidslijst gedownload. Deze aanwezigheidslijst bevat de door u toegevoegde informatie, evenals de lijst met aanwezigen en het tijdstip waarop zij hun aanwezigheid hebben bevestigd.
Deze hulpmiddelen kunnen ook nuttig zijn 👇